Generalverwaltung

Leistungsbeschreibung – Generalverwaltung

Das Geschäftsmodel des Generalverwalters wird durch unser Unternehmen seit 2008 Jahren angeboten. Sinnvoll ist diese Art des Immobilienmanagements für alle Immobilieninvestoren mit einem größeren Objektbestand. Oftmals befinden sich die verschiedenen Immobilien nicht an einem Standort, bei der Investition in mehrere Eigentumswohnungen wurde ohnehin bereits ein Verwalter bestellt. Oftmals macht es daher keinen Sinn, den beauftragten Verwalter des Objektes zu wechseln, da dieser die Feinheiten der erworbenen Immobilie sowie die Mieter kennt. Zum anderen spielen örtliche Gegebenheiten eine Rolle. Damit jedoch der Immobilieninvestor nicht mehrere Ansprechpartner hat, beauftragt er einen Generalverwalter, welcher das zentrale Organ für den Investor bildet und eigentümerorientiert gegenüber den Immobilienverwaltern und Dienstleistern auftritt.

Im Rahmen der Generalverwaltung übernehmen wir für den Immobilienbesitzer insbesondere folgende Aufgaben: 

1. Hauptansprechpartner für Verwalter und Dienstleister

Als Generalverwalter sind wir der zentrale Ansprechpartner für sämtliche Immobilienverwalter, Dienstleister und Behörden. Bevor wir einen Auftrag über die Generalverwaltung erhalten, werden zwischen uns und dem Investor ein oder mehrere ausführliche Gespräche über deren Ziele und Strategien geführt. Wir können daher als rechte Hand des Eigentümers agieren und eine Vielzahl von Entscheidungen treffen, mit welchen er sonst durch die einzelnen Verwalter und Dienstleister konfrontiert werden würde. Somit entfällt für den Immobilieninvestor die zusätzliche Inanspruchnahme bzw. kann die Kommunikation auf ein Mindestmaß konzentriert werden. 

2. Zentrale Informationsleitstelle für den Eigentümer

Für den Eigentümer sind wir, wie bereits Eingangs erwähnt, der zentrale Ansprechpartner, wenn es um die Belange seiner Immobilien geht. Dadurch, dass wir für die Behörden, die einzelnen Verwalter und Dienstleister den Hauptansprechpartner darstellen, sind wir in jegliche Vorgänge, die in Verbindung mit seinen Objekten stehen, involviert und können dem Eigentümer gegenüber bericht erstatten. 

3. Strategien entwickeln

Da wir als Generalverwalter mit jeglichen im Laufe eines Immobilienbesitzes anfallenden Tätigkeiten konfrontiert werden und selber Immobilien besitzen, können wir den Investor umfassend beraten und gemeinsam Strategien entwickeln. Diese Strategien lässt der Generalverwalter in seine tägliche Arbeit einfliesen und kann eigentümerorientierte Entscheidungen treffen, so zum Beispiel entsprechende Aufträge und Aufgaben verteilen. Die Umsetzung der Strategien werden wir als Generalverwalter überwachen und den Eigentümer informieren. 

4. Archivierung der Unterlagen

Die Freude über einen Immobilienerwerb erhält schnell einen bitteren Beigeschmack, sobald die ersten Unterlagen zum Gebäude beim Käufer eingehen. Diese Unterlagen zu sichten und auszusortieren nimmt viel Zeit in Anspruch, daher übernehmen wir als Generalverwalter diese Aufgabe. Wichtige Dokumente wie Baupläne, Teilungserklärungen, Schließkarten, Wartungs- und Mietverträge werden ordnungsgemäß abgelegt. Nebensächliche Informationen werden archiviert und aufbewahrt. Neben diesen Unterlagen erhält der Immobiliebesitzer weitere Unterlagen des Notars (Kaufvertrag, Grundbuchauszug, Negativatest der Gemeinde, …). Gefolgt von den eingehenden Unterlagen der Behörden, Versorger, usw. 

5. Reporting und Controlling

Damit der Eigentümer den Überblick über seine Immobilie bewahrt und weiß, wie sich sein Objekt wirtschaftlich verändert, bereiten wir als Generalverwalter regelmäßig einen Sachstandsbericht vor. In diesem sind die wichtigsten Kennzahlen, ähnlich einer BWA für ein Unternehmen zusammengestellt. Um die Zahlen vorlegen zu können, ist es notwendig, dass wir uns die entsprechenden Informationen vom Verwalter einholen. Hierzu gehören die gesammelten Mietübersichten, die Kündigungen, aktuellen Leerstände und Neuvermietungen, die beauftragten Renovierungs- und Instandhaltungsarbeiten sowie etwaige Mietrückstände bzw. den Sachstand zu anhängigen Klagen. Mit diesem Know How kann der Eigentümer viel leichter über seine finanzierenden Banken, Geschäftspartner oder private Kreditgeber informieren. 

6. Beratung vor dem Kauf der Immobilie

Vor dem eigentlichen Investment sind eine Reihe von Unterlagen zu prüfen, ggf. weitere Unterlagen einzuholen. Der Eigentümer kann den zukünftigen Generalverwalter bereits vor Erwerb der Immobilie einbeziehen und mit der Prüfung etwaiger Mietverträge beauftragen. Nach Sichtung der vorliegenden Unterlagen weisen wir auf etwaige Risiken bzw. kritische Stellen hin. Für bautechnische Fragen können wir auf entsprechend Dienstleister zurückgreifen, welche hierfür jedoch separat zu vergüten sind. Wird der Kauf realisiert, haben wir bereits einen ersten Einblick in die vorhandenen Unterlagen gewonnen, die Prüfung hätten wir anderenfalls spätestens nach Erwerb vorgenommen. Kommt der Kauf nicht zustande, werden wir für die Tätigkeit gesondert vergütet. 

7. Kaufvertragsabwicklung

Sobald der Eigentümer eine Immobilie erworben hat und ein Verwaltervertrag abgeschlossen ist, beantragen wir bei unserer Geschäftsbank ein sogenanntes Abwicklungskonto. Auf dieses Abwicklungskonto, welches speziell für dieses Objekt eingerichtet wird, zahlt der Eigentümer die gesamten kalkulierten Kaufnebenkosten zuzüglich einen entsprechenden Aufschlag ein. Von diesem begleicht der Generalverwalter alle mit dem Kauf einhergehenden Nebenkosten (Notargebühren, Grunderwerbsteuer,…). Das Ziel besteht darin, dass der Generalverwalter erneut zentraler Ansprechpartner für alle Zahlungen und an der Abwicklung des Kaufes beteiligten Personen ist, ausgenommen vom Kaufpreis. Mit der Umschreibung im Grundbuch und dem Begleichen der letzten Rechnung endet die Kaufvertragsabwicklung und es erfolgt eine Abrechnung aller Kaufabwicklungskosten sowie des eigenen Dienstleistungshonorars. Das Abwicklungskonto bei der Bank wird danach wieder aufgelöst. 

8. Unterlagenaufbereitung für den Steuerberater

Alle uns durch die Verwalter übergebenen Rechnungen sowie Jahresabrechnungen der jeweiligen Wohnungen werden dem Steuerberater jährlich zusammengestellt und sortiert weitergeleitet. 

9. Kostenmanagement

Da in der Regel die Miet- und Nebenkosteneinnahmen direkt beim Verwalter eingehen und der Verwalter auch die Rechnungen an die Dienstleister bezahlt, erhält der Generalverwalter anstelle des Eigentümers eine Ausschüttung der monatlichen Überschüsse. Von diesen Überschüssen müssen die eigenen Ausgaben des Investors wie Zins und Tilgung bedient werden. Es ist daher ein wesentlicher Aufgabenbereich des Generalverwalters, die Einnahmen und Ausgaben im Überblick zu haben, damit das Generalverwaltungskonto stets ausreichend gedeckt ist und es nicht zu Liquiditätsengpässen kommt. Im Falle einer drohenden Unterdeckung ist der Eigentümer umgehend zu informieren und es sind etwaige Fehlbeträge durch den Eigentümer zum Ausgleich zu bringen. 

10. Objektbegehungen und Überwachung der Dienstleister

Neben den vielfältigen Bürotätigkeiten ist es sehr wichtig, dass der Generalverwalter das Objekt kennt. Wir führen daher in regelmäßigen Abständen Objektbegehungen durch, um frühzeitig Mängel festzustellen und zugleich die Umsetzung der vereinbarten strategischen Ziele anzustoßen. In diesem Zusammenhang werden der Verwalter und auch die Dienstleister leistungsorientiert geprüft und dem Immobilieninvestor wird Bericht erstattet. Die Prüfung des Objektzustandes und der Überwachung der untergeordneten Organe wird insbesondere bei Mehrfamilienhäusern umgesetzt.

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